Eine psychische Gefährdungsbeurteilung, oder auch Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung genannt, stellt jeden dafür Verantwortlichen vor eine große Herausforderung und Verantwortung. Mit fehlendem Fachwissen sowie Personal- und Zeitmangel sind nur wenige Punkte genannt. Dabei lassen sich nicht nur gesetzliche Vorgaben erfüllen sondern vielmehr auch ungenutzte Potentiale ausschöpfen. In Zeiten von Fachkräftemangel, steigenden Ausfalltagen und damit verbundenen Kosten, ist es höchste Zeit ein System in den Arbeitsalltag zu integrieren, welches einfach zu bedienen, auf dem aktuellen Stand der Technik ist und das Unternehmen kontinuierlich darin unterstützt vorhandene Potenziale auszuschöpfen.

Wie soll das alles funktionieren? Diese Frage möchten wir Ihnen auf dieser Seite ausführlich beantworten.

Es gibt verschiedene Vorgehensweisen um eine psychische Gefährdungsbeurteilung durchzuführen. Hierzu gehören Beobachtungsinterviews, Workshops und Mitarbeiterbefragungen. Workshops und Beobachtungsinterviews fordern im Arbeitsalltag nicht nur einen hohen Zeitaufwand, sondern bedürfen oftmals einer externen fachlichen Unterstützung.

Mitarbeiterbefragungen hingegen ermöglichen es allen Mitarbeitern eine anonyme Einschätzung des Arbeitsplatzes abzugeben – das Unternehmen profitiert, indem Belastungsfaktoren und Ressourcen identifiziert werden. Doch zwischen einer machbaren und gelungenen Integration von Mitarbeiterbefragungen in den Unternehmensalltag herrschen Unterschiede.

Viele Unternehmen führen diese noch in Papierform durch. Dies ist aber weder zeitgemäß noch bietet die Papierform ausreichend Anonymität, da Papierfragebögen ausgeteilt und wieder eingesammelt werden müssen. Unter Umständen ist sogar die Handschrift eines Mitarbeiters bekannt. Dass die Auswertung von Papierfragebögen mehr als umständlich ist, ist offensichtlich.

Außerdem sollte eine Mitarbeiterbefragung so attraktiv und ressourcenschonend gestaltet sein, dass sie mehrfach durchgeführt werden kann – denn ein Unternehmen lebt! Es unterliegt Veränderungen und dynamischen Prozessen, welche nicht mechanisch ablaufen, sondern Hand in Hand mit jedem einzelnen Mitarbeiter des Unternehmens.

Digital muss es sein

Alltagstauglich sind somit nur digitale Lösungen. Idealerweise in einer Form in der die Teilnahme zeit- und ortsunabhängig ist, man sich keine Benutzername / Passwort – Kombinationen merken muss und auch keine individuellen Links erstellt und abgespeichert werden müssen.

Es ist erst zehn Jahre her, dass Apple das erste Smartphone der Welt vorgestellt hat. Heute ist es kaum aus dem Alltag wegzudenken. Auch wenn es einen Unterschied bei der Smartphone-Nutzung zwischen der jüngsten und der ältesten Generation gibt. Eins steht fest: Die Tendenz ist steigend.

Das Smartphone und seine unendlichen Möglichkeiten

Apps sind in aller Munde und sie bieten auch hier alle Vorteil die nötig sind um eine Mitarbeiterbefragung sinnvoll in den Arbeitsalltag zu integrieren. Das Smartphone ist fast immer zur Hand, ist somit orts- und zeitunabhängig. Ein Benutzername und Passwort ist bei den wenigsten Apps wirklich nötig. Und auch das Aufrufen des Browsers fällt weg, da mit einer Fingerberührung die App startet.

Eine App als alltagstaugliche Mitarbeiterbefragung ist somit die modernste, einfachste und schnellste Lösung um eine psychische Gefährdungsbeurteilung zu unterstützen. Gepaart mit einer einfachen Website und intelligenten Algorithmen erlaubt es diese Kombination eine Mitarbeiterbefragung innerhalb eines Tages zu erstellen, durchzuführen und auszuwerten. Exakt hier setzt das OurSurvy-System an.

Durch modulare Inhalte einfach zum Ziel

Auf der Website können bis zu sieben verschiedene Befragungsmodule ausgewählt werden. Jedes Modul beinhaltet unterschiedliche Fragen zu einem Themengebiet. Die Module Arbeitsaufgabe und Arbeitsinhalt beschäftigen sich mit den Fragen, ob ein Mitarbeiter genügend Handlungsspielraum bei seiner Tätigkeit besitzt oder ob die Aufgaben, welche er zu erledigen hat, seinen Qualifikationen entsprechen. Sollte dies nicht der Fall sein kann dies die Zufriedenheit und somit die Produktivität des Mitarbeiters massiv einschränken was wiederum in sinkenden Umsatzzahlen resultiert.

Um die gesetzlichen Auflagen ausreichend zu erfüllen ist es ratsam alle Module, welche auf Basis der Leitlinie der Gemeinsamen Deutschen Arbeitsschutzstrategie entworfen wurden, auszuwählen. Dies sind neben den bereits genannten Modulen Arbeitsaufgabe und Arbeitsinhalt die Module Arbeitsorganisation, Soziale Beziehungen und Arbeitsumgebung. Natürlich müssen Sie sich das nicht merken. Beim Erstellen der Befragung wird Ihnen gezeigt, welche Module sie benötigen.

Darüber hinaus bietet das OurSurvy-System zwei weitere Module an. Die Arbeitszufriedenheit sowie Balance und Energie geben unter anderem Aufschluss darübermit welchen Aspekten der Arbeit die Mitarbeiter besonders zufrieden sind, inwiefern Überlastungen vorliegen und ob aktuelle Wechselabsichten bestehen. Diese Aspekte helfen Ihnen Ansatzpunkte zu finden, um die Mitarbeiterbindung im Sinne von Unternehmen und Mitarbeiter zu unterstützen. .

Eine Befragung kann innerhalb weniger Minuten und Schritte erstellt werden.  Vergeben Sie jeder Befragung eine Bezeichnung um verschiedene Befragungen im Anschluss vergleichen zu können. Empfohlen wird hier eine Befragung pro Abteilung anzulegen- falls Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen verschiedene Tätigkeiten (z.B.: körperlich oder zwischenmenschlich) ausführen können Sie natürlich die Befragungen auch in Abhängigkeit von der jeweiligen Tätigkeit anlegen . Bei einer regen Verwendung des OurSurvy-Systems können Sie Unterschiede zwischen den einzelnen Abteilungen bzw. Tätigkeiten identifizieren.

Mit individuellen Fragen ideal an Ihre Bedürfnisse angepasst

Weitere Angaben sind die Anzahl Mitarbeiter sowie ein Befragungszeitraum. Optional sind ganz individuelle Fragen, welche den Mitarbeitern gestellt werden können. Zum Beispiel wie das letzte Mitarbeiterevent ankam oder welches als nächstes stattfinden soll. Bis zu fünf Fragen mit jeweils bis zu fünf Antworten erlauben hier genügend Spiel

Nachdem eine Befragung erstellt wurde generiert das OurSurvy-System einen Befragungscode, oft auch Teilnahmecode genannt. Diesen Code dürfen die Mitarbeiter beim erstmaligen Starten der App eingeben. Jene Mitarbeiter gehören dann zu Ihrem Befragungskollektiv. Bei jeder Folgebefragung werden die Mitarbeiter automatisch auf dem Smartphone informiert. Und das direkt nach dem Erstellen der Folgebefragung. Kostenlos innerhalb eines Jahres.

Datenschutz und Sicherheit hat oberste Priorität

Die OurSurvy-App führt den Mitarbeiter durch die Befragung. Zu keinem Zeitpunkt bei der Nutzung wird der Mitarbeiter nach einem Namen, Adressen, Email-Konten oder ähnlichen gefragt. Des Weiteren kann jede Frage neutral beantwortet werden. Beantwortete Fragen werden verschlüsselt auf den OurSurvy-Server geladen. Für die Verschlüsselung wählen wir aktuelle Techniken wie SSL bzw. TLS, AES256 und RSA4096. Diese Kombination aus Anonymität und Verschlüsselungstechniken ist für uns absoluter Muss; ein Standard, welchen wir als Privacy-By-Design bzw. Privacy-By-Default verstehen.

Während der Befragung lässt sich der aktuelle Stand direkt einsehen. Die Antworten auf die Fragen Wie viele Mitarbeiter haben bereits teilgenommen? Wie viele Fragen wurden beantwortet? finden Sie direkt hier.

Sofort-Auswertung einsehen und herunterladen

Direkt im Anschluss an die Befragung gibt es zwei Möglichkeiten um die Ergebnisse einzusehen. Zum einen bietet die Live-Auswertung die Möglichkeit alle Antworten grafisch auswerten zu lassen und verschiedene Befragungen (in unserem Beispiel waren es verschiedene Abteilungen) miteinander zu vergleichen. Die Dokumentation der Befragung in Form einer PDF ist ein weiterer Punkt bei der vollständigen Durchführung einer psychischen Gefährdungsbeurteilung. In der PDF finden Sie eine Dokumentationshilfe. Hier dürfen Sie festlegen inwiefern Sie es für notwendig halten für verschiedene Module Maßnahmen einzuführen. Vorschläge für Maßnahmen sind direkt hinterlegt, damit Sie eine Vorstellung davon bekommen wie Sie unterschiedliche Situationen meistern können.

Bis zu diesem Punkt unterstützt das OurSurvy-System vollständig und vollautomatisch. Nur eine Befragung durchzuführen ändert natürlich nichts an der Zufriedenheit und Produktivität der Mitarbeiter.

Change-Management und Nachhaltigkeit

„Die einzige Konstante im Leben ist die Veränderung“ wusste schon der griechische Philosoph Heraklit im Jahr 500 v. Chr. Was damals galt, gilt in unserer schnelllebigen Welt umso mehr.

Das OurSurvy-System bietet eine umfangreiche Basis für Veränderungsprozesse in Unternehmen. Sie erhalten schnell Auskunft über den Ist-Zustand und können so entsprechend Maßnahmen einführen. Produktivitäts- und Zufriedenheitssteigerung sind die Folge. Das reduziert nicht nur Kosten sondern erhöht gleichzeitig auch Umsatz und somit Gewinn. Gesunde und zufriedene Mitarbeit bleiben nicht nur länger im Unternehmen: Sie unterstützen damit auch direkt die Gesellschaft und entlasten das Gesundheitssystem. Denn der Mitarbeiter ist nicht nur Mitarbeiter. Er ist Vater, Mutter, Tochter oder Sohn. Er ist Mensch.